Система электронного документооборота (СЭД) на базе программного комплекса Lotus Domino/Notes предназначена для управления процессами подготовки, согласования, публикации, поиска, доступа и хранения входящей, исходящей и внутренней организационно-распорядительной документации. СЭД обеспечивает управление как электронными, так и физическими документами.

Цели создания

• Повышение качества производственных процессов на всех организационных уровнях
• Обеспечение доступа к необходимым документам, повышение уровня полноты информации
• Повышение эффективности работы сотрудников организации, автоматизация рутинных операций по публикации и обеспечению актуальности документов
• Сокращение времени и трудозатрат на поиск документов
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов, обеспечение гарантированного доступа к необходимым документам
• Обеспечение целостности, неизменности и актуальности документов на протяжении всего жизненного цикла
• Снижение риска использования неактуальных документов
• Обеспечение эффективного контроля исполнительской дисциплины
• Обеспечение безопасности и надежности хранения информации

Задачи

• Создание единого хранилища электронных документов
• Формализация процедур управления жизненным циклом документов
• Формализация (регламентация) процессов документооборота
• Обеспечение коллективной работы над документами и доступ к документам в распределенной организационно и территориально структуре организации
• Обеспечение информацией для быстрого принятия организационных и управленческих решений
• Управление доступам к документам, обеспечение аудита действий с документами
• Двусторонняя интеграция с другими информационными системами организации
• Формирование аналитической отчетности о состоянии документов и процессов документооборота

Типы документов

Входящие:

• общие входящие письма
• входящие письма вышестоящих организаций
• обращения и жалобы граждан
• входящие письма с конфиденциальной информацией
• заявки на обслуживание (проведение работ)

Внутренние:

• служебные записки
• приказы (в свою очередь делятся на несколько разновидностей)
• распоряжения
• инструкции
• другие

Исходящие:

• ответы на входящие
• инициированные письма внутри организации

Некоторые функции СЭД

• Учет документов:
• регистрация
• классификация (согласно номенклатуры дел)
• ввод атрибутов
• Поиск документовпо значениям атрибутов
• Накопление данных для контроля исполнительской дисциплины
• Хранение документов и\или их образов
• Обеспечение базовых возможностей групповой работы с документами
• Поддержка контроля версий документа
• Ввод документов:
• сканирование
• загрузка с файловой системы
• загрузка с электронной почты
• Обработка образов документов:
• аннотирование
• редактирование
• распознавание
• Пересылка документов на рабочие места исполнителей
• Сбор информации о текущем статусе документов
• Типы маршрутизации:
• свободная
• с заданием статических или динамических маршрутов

Платформа для автоматизации - Lotus Domino/Notes

• Средства навигации: удобный доступ к различным приложениям (подсистемам), навигация по данным, представления данных
• Групповая работа: электронная почта, групповое календарное планирование, обсуждения
• Управление знаниями: унифицированный поиск информации вне зависимости от источника, классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям
• Расширение функциональности для интеграции с общей инфраструктурой ИС предприятия

Эффект от использования

• Ускорение и унификация подготовки документов
• Единая система учета всех документов предприятия
• Ускорение доставки документов пользователям
• Повышение качества исполнительской дисциплины
• Снижение риска потери документов
• Ускорение поиска документов в единой базе